Sitzplan Hochzeit erstellen, Schritt für Schritt bis zum Druck

Die meisten Paare fangen mit dem Aussehen an: Schrift, Farbe, Rahmen. Der anstrengende Teil kommt aber davor und heißt Gästeliste. Diese Anleitung geht in der Reihenfolge vor, in der die Arbeit tatsächlich anfällt, und nennt für jeden Schritt den Zeitpunkt, zu dem er erledigt sein sollte.

Schritt 1 und 2, Gästeliste abschließen und Tische bilden

Die Liste wirklich schließen. Ein Sitzplan ist nur so gut wie die Liste dahinter. Setzt auf der Einladung eine Rückmeldefrist, die vier bis sechs Wochen vor der Hochzeit liegt, und telefoniert danach allen hinterher, die sich nicht gemeldet haben. Das ist lästig, aber zwei ungeklärte Zusagen können später drei Tische durcheinanderbringen.

Legt die Liste in einer Tabelle an, mit einer Zeile pro Person und diesen Spalten:

• Vorname und Nachname, getrennt, damit sich später nach Nachnamen sortieren lässt
• Zusage, Absage oder offen
• Gruppe, zum Beispiel Familie Braut, Studienfreunde, Kollegen, Sportverein
• Besonderheiten wie Kinderstuhl, Rollstuhl, vegetarisches Essen
• Tisch, zunächst leer

Achtet schon jetzt auf die Schreibweise. Heißt es Schmidt, Schmitt oder Schmid, Meier oder Mayer, Katrin oder Kathrin? Schreibt Namen so, wie die Gäste sie selbst schreiben, mit Umlauten und Doppelnamen. Begleitungen, deren Namen ihr nicht kennt, fragt ihr jetzt ab. „Begleitung von Tobias" auf dem Sitzplan liest niemand gern.

Tische bilden. Fragt die Location zuerst nach zwei Zahlen: wie viele Tische in den Saal passen und wie viele Personen an einem Tisch bequem sitzen. An einem runden Tisch mit 150 cm Durchmesser sitzen acht Personen gut, an einem mit 180 cm zehn. Bei langen Tafeln rechnet man etwa 60 cm Breite pro Gedeck.

Dann verteilt ihr die Gruppen. Am schnellsten geht es mit Zetteln, einer pro Gast, die ihr auf dem Küchentisch hin und her schiebt. Beginnt mit dem Brauttisch, dann die engste Familie, dann die großen Freundesgruppen, zuletzt alle, die niemanden kennen. Lasst an jedem Tisch nach Möglichkeit einen Platz Reserve, bis die Liste endgültig ist.

Wer zu wem passt, wie man geschiedene Eltern setzt und was mit den Singles geschieht, ist ein Thema für sich. Dazu gibt es den Ratgeber zur Sitzordnung bei der Hochzeit.

Schritt 3, Ordnung und Format festlegen

Erst jetzt geht es um das Blatt selbst. Zwei Entscheidungen stehen an.

Nach Tischen oder alphabetisch. Bis etwa 120 Gäste ist die Ordnung nach Tischen gut lesbar und zeigt jedem, mit wem er sitzt. Darüber finden Gäste ihren Namen schneller, wenn alle alphabetisch nach Nachnamen aufgeführt sind, mit dem Tisch dahinter.

Die Größe. Als Faustregel gilt 50×70 cm bis etwa 100 Gäste, 60×90 cm für 100 bis 200 Gäste und 70×100 cm darüber. Die Einzelheiten zu Schriftgrößen und Material stehen im Ratgeber Sitzplan alphabetisch und die richtige Größe.

Für die Gestaltung gibt es drei Wege. Ihr setzt den Plan selbst in einem Textprogramm, was bei vierzig Gästen geht und bei hundertvierzig Spalte für Spalte Geduld verlangt. Ihr sucht eine fertige Sitzplan Hochzeit Vorlage und tragt die Namen von Hand ein, mit dem Risiko, dass die Vorlage für acht Tische gedacht war und ihr elf habt. Oder ihr nutzt ein Werkzeug, das die Aufteilung berechnet.

Unser Sitzplan-Editor gehört zur dritten Art. Ihr fügt die Gästeliste ein, wählt einen von zehn Stilen, entscheidet zwischen Ordnung nach Tischen oder alphabetisch nach Nachnamen und seht sofort eine Vorschau. Der Editor ist kostenlos nutzbar und zeigt die Vorschau mit Wasserzeichen. Bezahlt wird für die druckfertige PDF-Datei, die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. Bis zu 400 Gäste sind möglich.

Schritt 4, Korrekturlesen

Der Schritt, den alle abkürzen wollen und der am meisten Ärger erspart. Ein falsch geschriebener Name auf einem Plakat, vor dem achtzig Leute stehen, fällt auf, und zwar zuerst der betroffenen Person.

So findet ihr die Fehler:

1. Zählen. Die Zahl der Namen auf dem Plan muss mit der Zahl der Zusagen übereinstimmen. Stimmt sie nicht, fehlt jemand oder steht doppelt da.
2. Tisch für Tisch nachzählen. Kein Tisch darf mehr Namen haben als Stühle.
3. Laut vorlesen. Eine Person liest die Liste vor, die andere prüft den Plan. Beim stillen Lesen überspringt das Auge Fehler, die man selbst getippt hat.
4. Eine dritte Person fragen. Die Trauzeugin oder der Trauzeuge kennt viele Gäste und sieht den Plan mit frischem Blick. Je eine Person aus jeder Familie prüft die Namen der eigenen Verwandtschaft.
5. Titel und Sonderzeichen prüfen. Dr. Annette Vogel möchte vielleicht mit Titel genannt werden, vielleicht gerade nicht. Entscheidet es einheitlich.

Schritt 5, Drucken im Copyshop oder in der Druckerei

Gedruckte Tafeln versendet myweddingseat nur innerhalb Italiens und der USA. Wer in Deutschland, Österreich oder der Schweiz feiert, kauft die PDF-Datei und lässt sie vor Ort drucken. Das ist unkompliziert, wenn ihr ein paar Dinge vorher klärt.

• Format nennen. 50×70, 60×90 und 70×100 cm sind gängige Posterformate, die jeder Copyshop mit Großformatdrucker verarbeitet. Sagt dazu, dass in Originalgröße gedruckt werden soll, ohne Anpassung an die Seite.
• Papier wählen. Mattes Posterpapier um 200 g/m² spiegelt nicht und liegt glatt. Glänzendes Fotopapier sieht edel aus, reflektiert aber jedes Licht.
• Träger besprechen. Viele Druckereien ziehen das Poster auf eine Leichtschaumplatte auf oder drucken direkt auf Platte. Fragt nach Preis und Dauer, das kann einige Tage länger brauchen als ein einfacher Posterdruck.
• Vor Ort ansehen. Rollt das Poster noch im Laden aus und prüft Ränder, Farbe und zwei, drei Namen.
• Transport. Gerollt in einer Papphülse, eine Platte flach im Kofferraum, mit einer Decke dazwischen.

Ändert sich nach dem Kauf noch etwas, könnt ihr die Namen in der PDF-Datei bis sieben Tage nach der Hochzeit bearbeiten und die Datei neu herunterladen. Eine Absage drei Tage vorher bedeutet dann nur einen neuen Ausdruck.

Der Zeitplan

Wann	Was
4 bis 6 Wochen vorher	Rückmeldefrist endet, offene Antworten nachtelefonieren
3 bis 4 Wochen vorher	Tische bilden, mit der Location Tischzahl und Tischgrößen klären
2 bis 3 Wochen vorher	Ordnung, Format und Stil festlegen, Vorschau erstellen
10 bis 14 Tage vorher	Korrekturlesen mit Trauzeugen und Familie
7 bis 10 Tage vorher	Drucken lassen, bei Platten eher früher beauftragen
1 bis 2 Tage vorher	Staffelei oder Rahmen, Sitzplan und Tischkarten an die Location übergeben

Lasst euch von diesem Plan nicht verleiten, früher zu drucken. Absagen kommen fast immer in den letzten zwei Wochen, und ein Sitzplan, der vier Wochen vorher gedruckt wurde, stimmt am Festtag selten noch ganz.

Häufige Fragen

Wann sollte der Sitzplan fertig sein?

Die Aufteilung der Tische sollte etwa drei Wochen vor der Hochzeit stehen, der Druck eine gute Woche vorher erfolgen. So bleiben ein paar Tage Luft für einen zweiten Ausdruck, falls etwas schiefgeht.

Was tun, wenn kurz vor der Hochzeit jemand absagt?

Ist der Plan noch nicht gedruckt, ändert ihr die Datei und druckt wie geplant. Ist er schon gedruckt, lohnt bei einer einzelnen Absage oft kein Neudruck, der Stuhl bleibt einfach frei oder wird vom Service entfernt.

Braucht man zusätzlich zum Sitzplan Tischkarten?

Der Sitzplan sagt, an welchem Tisch jemand sitzt, die Tischkarte, auf welchem Stuhl. Wenn euch die Reihenfolge am Tisch wichtig ist, etwa bei Paaren oder bei Großeltern, braucht ihr beides.

Kann man einen Sitzplan in einem Tag erstellen?

Die Gestaltung ja, die Gästeliste nein. Wenn die Liste sauber in einer Tabelle steht und die Tische verteilt sind, ist der Plan selbst in einer Stunde fertig und der Posterdruck im Copyshop oft am selben oder nächsten Tag erledigt.