Tableau matrimonio fai da te, come prepararlo passo dopo passo

Il tableau fai da te va storto quasi sempre per lo stesso motivo: si comincia dalla grafica quando la lista non è ancora chiusa. Poi arrivano due disdette, una cugina porta il fidanzato, e il lavoro si rifà da capo a tre giorni dalle nozze. L'ordine dei passaggi qui sotto serve a evitarlo.

Chiudere la lista prima di tutto

Il tableau si costruisce sulle conferme, non sugli inviti. Nelle partecipazioni conviene indicare una data entro cui rispondere, di solito un mese prima del matrimonio, e mettere in conto un giro di telefonate a chi non si è fatto sentire. Qualcuno c'è sempre.

Lo strumento giusto è un semplice foglio di calcolo, con una riga per ogni persona e poche colonne:

• nome e cognome, scritti come dovranno comparire sul tabellone;
• gruppo di appartenenza (famiglia della sposa, amici dell'università, colleghi dello sposo);
• tavolo assegnato;
• note per il catering, come intolleranze, menù bambino, seggiolone.

Una riga per persona, non per nucleo. «Famiglia Colombo (4)» è comodo oggi e diventa un problema quando i nomi vanno scritti uno per uno. Vale anche per gli accompagnatori: «Giulia Ferrari +1» va trasformato in un nome e un cognome prima di andare in stampa.

Comporre i tavoli

Il numero di posti lo decide la sala. La maggior parte delle location italiane lavora con tavoli rotondi da otto a dieci persone, e chiederlo subito al catering evita di progettare tavoli che non esistono.

Un metodo che funziona:

1. si parte dai gruppi che si formano da soli, cioè i nuclei familiari e le compagnie di amici;
2. si sistemano poi le persone che conoscono pochi altri, mettendole accanto ad almeno un volto noto;
3. si chiude con i casi delicati, uno alla volta.

Su chi mettere vicino a chi, dai genitori separati al tavolo dei bambini, c'è una guida a parte su come disporre gli invitati al matrimonio.

Due consigli pratici. Non riempite tutti i tavoli fino all'ultimo posto: un tavolo da dieci con nove persone assorbe un'aggiunta dell'ultima ora senza smontare il resto. E non modificate i tavoli a memoria, ma sempre nel foglio, che deve restare l'unica versione valida. Se la lista vive in tre posti diversi, prima o poi una delle tre copie finisce in stampa per sbaglio.

Scegliere impostazione, formato e modello

Con i tavoli composti si decidono tre cose.

Per tavolo o in ordine alfabetico. L'elenco per tavolo è la forma tradizionale e si legge bene nei matrimoni di dimensioni medie. Con molti invitati diventa più rapido l'ordine alfabetico per cognome.

Il formato del foglio. I più usati sono 50×70, 60×90 e 70×100 cm, da scegliere in base al numero di invitati. Soglie, dimensione delle lettere e materiali sono trattati nella guida su ordine alfabetico e misure del tableau.

Il modello. In rete i modelli di tableau per matrimonio non mancano, ma quasi tutti nascono per un numero preciso di tavoli. Se i vostri sono diciassette e il modello ne prevede dodici, ogni spostamento va fatto a mano e gli allineamenti saltano. Chi impagina da sé farà bene a preparare una griglia di colonne uguali, con un solo carattere per i nomi e al massimo un secondo per i titoli.

L'alternativa è lasciare l'impaginazione a uno strumento che la ricalcola a ogni modifica. Nel creatore di tableau si incolla la lista, si sceglie uno dei dieci stili e si vede subito l'anteprima. L'uso è gratuito e l'anteprima porta una filigrana. Si paga per scaricare il PDF pronto per la stampa o per ordinare il tabellone già stampato. Regge fino a 400 invitati.

Rileggere i nomi, con metodo

Un nome sbagliato sul tableau si nota più di qualsiasi difetto grafico, e chi lo trova è proprio la persona interessata. La rilettura merita un'ora vera, non un'occhiata.

• Accenti e apostrofi. Niccolò con due c o con una, D'Angelo con l'apostrofo, Nicolò e non Nicolo'.
• Particelle e doppi cognomi. De Luca, Di Stefano, Lo Presti, i cognomi composti. Decidete una regola per maiuscole e spazi e applicatela a tutti.
• Omonimi. Due Francesco Rossi in sala capitano più spesso di quanto si pensi. Si distinguono con il secondo nome o con il nome del coniuge accanto.
• I conti. Il totale per tavolo deve coincidere con i coperti comunicati al catering, e il totale generale con le conferme.
• Bambini. Vanno scritti per nome anche loro, se hanno un posto a sedere.

Fate rileggere la lista a due persone, una per famiglia: ognuno riconosce a colpo d'occhio gli errori nei cognomi dei propri parenti e non vede quelli degli altri.

Se usate il nostro strumento, i nomi restano modificabili anche dopo l'acquisto: nel PDF fino a sette giorni dopo il matrimonio, sul tabellone stampato fino a quando approvate la bozza.

Stampare, in copisteria o con un tabellone già pronto

Le strade sono due.

PDF e stampa in zona. Si porta il file in una copisteria o in un centro stampa. Chiedete una carta opaca, perché la lucida riflette e si legge male nelle foto, con una grammatura di almeno 200 g. Fate stampare al 100%, senza adattamento alla pagina. Informatevi anche sul montaggio su pannello, che evita di dover cercare una cornice della misura giusta. Prima della stampa definitiva una prova su un foglio piccolo costa poco e mostra subito colori e leggibilità.

Tabellone ordinato. Si riceve il pezzo finito, in versione poster, pannello rigido leggero (foam board) oppure acrilico. I nostri tabelloni stampati sono spediti solo in Italia e negli Stati Uniti. Consigliamo di approvare la stampa almeno 12 giorni prima del matrimonio per i poster e 18-20 giorni prima per i pannelli rigidi. I costi delle varie opzioni sono nella pagina dei prezzi.

In entrambi i casi, pensate per tempo al cavalletto e a chi porterà il tabellone alla location. Un 70×100 non entra in tutte le utilitarie.

I tempi, settimana per settimana

Quando	Cosa fare
5-6 settimane prima	Sollecitare le conferme, chiedere al catering quanti posti ha ogni tavolo
4 settimane prima	Chiudere la lista, comporre i tavoli, scegliere stile e formato
3 settimane prima	Rilettura a più mani, approvazione se il pannello è rigido
2 settimane prima	Approvazione del poster o stampa in copisteria
Ultimi giorni	Solo correzioni indispensabili, ritiro o consegna alla location

Le disdette dell'ultima settimana ci saranno comunque. Se il tabellone è già stampato, la soluzione più semplice è lasciarlo com'è e avvisare il catering del posto vuoto.

Domande frequenti

Quanto tempo prima va preparato il tableau?

La lista andrebbe chiusa circa un mese prima e la stampa avviata tra due e tre settimane prima, a seconda del materiale. Farlo prima è inutile, perché le conferme cambiano. Farlo dopo lascia poco margine per gli errori.

Che cosa si fa se un invitato disdice dopo la stampa?

Nella maggior parte dei casi niente: un nome in più sul tabellone non crea problemi, un posto vuoto a tavola si gestisce con il catering. Se invece si aggiunge qualcuno, conviene dirglielo a voce e segnalarlo al personale di sala.

Serve anche il segnaposto se c'è il tableau?

Il tableau indica il tavolo, il segnaposto la sedia. Senza segnaposto gli invitati scelgono da soli dove sedersi all'interno del tavolo, soluzione più informale e oggi molto diffusa.