Cómo hacer un seating plan de boda paso a paso, de la lista a la imprenta

El seating plan es de las últimas tareas de una boda y, por eso mismo, de las que más agobian. La buena noticia es que casi todo el trabajo consiste en ordenar información que ya tenéis. Estos son los pasos, en el orden en que conviene darlos, y el calendario para no llegar con la lengua fuera.

Paso 1, cerrar la lista de verdad

No se puede sentar a quien no ha confirmado. Lo habitual es pedir confirmación con un mes de margen y dedicar la semana siguiente a llamar a los rezagados, que siempre los hay.

Volcad la lista en una hoja de cálculo con una fila por persona, no por pareja ni por familia. Columnas útiles:

• Nombre y apellidos tal como aparecerán en el cartel.
• Lado de la familia o grupo: familia de ella, amigos de la universidad, compañeros de trabajo.
• Adulto o niño, y si el niño ocupa silla o va en trona.
• Alergias, intolerancias y menús especiales.
• Mesa asignada, vacía por ahora.

Decidid ya el criterio de escritura. En España lo normal es poner nombre y primer apellido, y añadir el segundo solo cuando coinciden dos personas: en una boda con tres Carmen García, hace falta saber cuál es Carmen García Ruiz. Los nombres compuestos van completos si la persona los usa, María José y no María. Y nada de motes salvo que toda la boda conozca así al invitado.

Paso 2, agrupar a los invitados en mesas

Preguntad al restaurante o a la finca cuántas mesas caben y de cuántos comensales. Lo corriente son mesas redondas de ocho a diez personas, a veces de doce, o mesas alargadas tipo imperial.

Un método que ahorra tiempo:

1. Formad primero los grupos naturales: los tíos de Zaragoza, la cuadrilla del pueblo, los compañeros de piso.
2. Encajad los grupos completos en mesas. Un grupo de siete más una pareja afín hace una mesa de nueve.
3. Dejad para el final a quienes vienen sueltos y repartidlos donde tengan algo en común con alguien.
4. Reservad uno o dos huecos libres en la sala para absorber cambios.

Muchas parejas lo hacen con papelitos o notas adhesivas sobre un plano de la sala, porque moverlos con la mano ayuda a ver el conjunto. Las cuestiones delicadas, como padres separados, mesa presidencial o dónde poner a los niños, tienen su propia guía sobre cómo sentar a los invitados en una boda.

Cuando esté decidido, pasad el número de mesa a la hoja de cálculo. Esa columna es la que manda a partir de ahora, tanto para el cartel como para el restaurante.

Paso 3, elegir orden, tamaño y diseño

Hay dos decisiones de fondo. La primera es cómo se ordena el cartel: por mesas, con los nombres debajo de cada una, o por orden alfabético de apellido con la mesa al lado. Por mesas resulta cómodo hasta unos ciento veinte invitados y, por encima, el alfabético es más rápido de consultar. La segunda es la medida del cartel, que depende del número de nombres y del espacio disponible en el cóctel.

Para el diseño hay tres caminos:

• Hacerlo a mano. Rotulado sobre pizarra, papel o espejo. Tiene encanto y exige buena letra, paciencia y un plan para las correcciones.
• Partir de una plantilla de seating plan de boda. Una plantilla en un programa de maquetación da control total, pero cuadrar ciento cuarenta nombres en columnas parejas lleva más horas de las previstas, y cada cambio descoloca el resto.
• Usar un generador. En nuestro creador de seating plan se pega la lista de invitados, se elige uno de los diez estilos y la maquetación se recalcula sola, por mesas o por apellido, con hasta 400 invitados. Usarlo es gratis y la vista previa aparece con marca de agua. Se paga al descargar el PDF listo para imprimir, y el coste está en la página de precios.

Paso 4, revisar los nombres antes de imprimir

Los errores del seating plan son siempre los mismos, y por eso se pueden cazar con una lista de comprobación:

• Contad. El número de nombres del cartel debe coincidir con el número de cubiertos comunicado al restaurante.
• Buscad duplicados y ausentes cruzando el cartel con la hoja de cálculo.
• Revisad tildes y grafías: Iván, Belén, Ángela, Raúl, Echeverría con uve, Giménez con ge o con jota según la familia.
• Comprobad que ninguna mesa supera su capacidad.
• Pedid a alguien de cada familia que lea su parte. Solo una madre sabe que la prima se llama Mari Carmen y no María del Carmen.

Leed una vez en voz alta y otra de abajo arriba. Cuesta diez minutos y evita el disgusto de descubrir la errata con el cartel ya en el caballete.

Paso 5, imprimir en una copistería o imprenta

Los carteles impresos de nuestra tienda solo se envían dentro de Italia y Estados Unidos. Desde España y Latinoamérica el camino es el PDF, que se lleva a una copistería o imprenta local. Es sencillo si se pide bien:

• Llevad el PDF a tamaño real, sin reescalar, y decid la medida exacta en centímetros.
• Pedid papel mate de buen gramaje. El brillo refleja la luz y dificulta la lectura y las fotos.
• Si queréis rigidez, preguntad por el montaje sobre cartón pluma. Aguanta mejor el viento y no se comba en el caballete.
• Preguntad el plazo antes de comprometeros. Muchas copisterías imprimen gran formato de un día para otro, pero el montaje sobre soporte rígido puede tardar más, sobre todo en temporada de bodas.

Con el PDF comprado en nuestra web, los nombres se pueden seguir editando hasta siete días después de la boda. Si alguien cae enfermo el jueves, se corrige, se descarga de nuevo y se reimprime.

Calendario orientativo

• Un mes antes. Fecha límite de confirmación de asistencia.
• Tres semanas antes. Lista depurada, llamadas hechas y primer reparto de mesas.
• Dos semanas antes. Mesas decididas, diseño elegido y primera revisión de nombres.
• Entre diez y siete días antes. El restaurante suele pedir el número definitivo de comensales. Es el momento de dar por buena la distribución y encargar la impresión.
• Tres o cuatro días antes. Cartel recogido y revisado, con tiempo de reimprimir si hiciera falta.

Si además queréis darle un toque personal, en la guía de ideas para un seating plan original hay temas para las mesas y soportes con sus pros y contras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que hacer el seating plan?

El reparto de mesas se puede empezar tres semanas antes, cuando la lista está casi cerrada. La impresión conviene encargarla alrededor de una semana antes, cuando el restaurante ya tiene el número definitivo.

¿Qué pasa si hay cambios después de imprimir?

Para una o dos bajas, lo más sensato es no tocar el cartel y avisar al restaurante. Si el cambio afecta a varias mesas, se corrige el archivo y se reimprime, y por eso interesa recoger el cartel con unos días de margen.

¿Hace falta poner los dos apellidos?

No es necesario. Basta el nombre y el primer apellido, y el segundo se añade solo para distinguir a dos invitados que coinciden.