Seating plan de boda por orden alfabético o por mesas, y qué tamaño elegir

Un seating plan cumple su función cuando cada invitado tarda menos de diez segundos en saber adónde va. Que eso ocurra tiene poco que ver con la decoración y mucho con tres cosas medibles: cómo se ordenan los nombres, cuánto mide el cartel y a qué altura de letra se imprime.

Por mesas o por orden alfabético

Por mesas. El cartel muestra cada mesa con su nombre o número y, debajo, la lista de quienes se sientan en ella. Es la forma clásica y tiene una ventaja social: de un vistazo se ve con quién se comparte mesa. El inconveniente es que el invitado tiene que recorrer mesa por mesa hasta dar con su nombre. Con diez mesas es un momento. Con veinte, se forma un corrillo delante del cartel.

Por orden alfabético. Una lista corrida de apellidos, de la A a la Z, con la mesa indicada junto a cada nombre. Pierde la información de los compañeros de mesa, pero cada persona va directa a su letra y se aparta enseguida.

Como referencia, la distribución por mesas se lee con comodidad hasta unos 120 invitados. Por encima de esa cifra, el orden alfabético por apellido resulta más rápido para todos. No es una frontera exacta: una boda de 130 con mesas grandes y bien tituladas puede funcionar por mesas, y una de 100 con un cóctel en un espacio estrecho puede agradecer el alfabético.

Algunos detalles propios de los nombres españoles que conviene decidir antes:

• Los dos apellidos. Ordenad siempre por el primero. Laura Martín Sanz va en la M, no en la S. Nuestro creador ordena por la última palabra salvo que le indiquéis el apellido: escribid «Martín Sanz, Laura» y saldrá impreso como Laura Martín Sanz, ordenado en la M.
• Apellidos con partícula. De la Fuente, Del Río, De Miguel. Elegid un criterio, en la D o en la letra del apellido principal, y aplicadlo a todos por igual. Luego comprobad en la vista previa dónde ha quedado cada uno.
• Familias con el mismo apellido. Cuando hay nueve Fernández, el nombre de pila es lo que distingue. Mejor escribir Fernández, Alba que Alba Fernández si el diseño lo permite, o al menos alinear bien los apellidos.

En nuestro creador de seating plan se puede alternar entre las dos ordenaciones con la misma lista y comparar el resultado en pantalla antes de decidir.

Qué tamaño de seating plan elegir

El tamaño depende de cuántos nombres deben caber con una letra legible. Estas tres medidas cubren prácticamente cualquier boda y son formatos que una copistería o imprenta maneja sin problema:

Invitados	Medida del cartel
Hasta unos 100	50×70 cm
De 100 a 200	60×90 cm
Más de 200	70×100 cm

Si estáis en el límite entre dos medidas, escoged la mayor. Un cartel holgado se lee mejor y nadie ha echado nunca de menos un seating plan más pequeño. La excepción es el espacio: en un zaguán estrecho o un porche bajo, medid antes el hueco y la altura del caballete.

Para listas muy largas, de 300 invitados o más, una alternativa razonable es dividir en dos carteles, de la A a la L y de la M a la Z, separados un par de metros. Se reparte la gente y se mantiene un tamaño de letra cómodo.

Tamaño de letra para que se lea de verdad

En la pantalla todo parece grande. Sobre un caballete, a un metro y medio de distancia y con poca luz al atardecer, no tanto. Unas referencias prácticas, medidas sobre el papel impreso:

• Nombres de los invitados. La altura de las mayúsculas debería rondar los 5 o 6 milímetros como mínimo. Por debajo de 4 milímetros, las personas mayores tendrán que acercarse y pedir ayuda.
• Títulos de mesa o letras del alfabeto. Entre 10 y 15 milímetros, bien diferenciados de los nombres por peso o por color.
• Encabezado. Los nombres de la pareja o un "Busca tu mesa" pueden ir de 3 a 5 centímetros. Es lo que se ve desde lejos y lo que indica dónde está el cartel.

Otras decisiones que afectan a la lectura tanto como el tamaño:

• La caligrafía muy ornamentada queda bien en el encabezado, pero los nombres piden una letra limpia.
• El contraste manda. Texto oscuro sobre fondo claro se lee siempre. El dorado sobre blanco o el blanco sobre transparente dependen por completo de la luz.

La prueba casera es sencilla: imprimid en un folio un fragmento del PDF a tamaño real, pegadlo en la pared y leedlo a dos pasos. Si la abuela lo lee sin gafas de cerca, está bien.

Materiales: papel, cartón pluma y metacrilato

Póster sobre caballete. Papel de buen gramaje, mejor mate. Es lo más económico y lo más rápido de imprimir. Necesita un respaldo rígido detrás, porque solo en el caballete se curva y con brisa se vuela.

Cartón pluma. El papel va adherido a una plancha ligera y rígida, normalmente de 5 o 10 milímetros de grosor. Se sostiene solo, pesa poco y es la opción más equilibrada para exteriores. Las esquinas son delicadas, así que hay que transportarlo protegido.

Metacrilato. Transparente o esmerilado, con el texto impreso o en vinilo. Muy elegante y resistente, y también el más caro y el más pesado. Si es transparente, lo que haya detrás forma parte del diseño: un seto oscuro ayuda, una pared de piedra clara con letras blancas lo vuelve ilegible.

Nuestra tienda solo envía carteles impresos dentro de Italia y Estados Unidos. Desde España y el resto de países de habla hispana se compra el PDF, disponible en las tres medidas de la tabla, y se encarga la impresión y el montaje en una imprenta de la zona. Preguntad allí por plazos y por el soporte que trabajen, y consultad nuestra página de precios para el coste del archivo.

Dónde colocar el cartel

• En el cóctel, no en la puerta del salón. Los invitados deben poder consultarlo con calma durante el aperitivo. Colocado justo en la entrada del banquete, provoca un tapón.
• A la altura de los ojos. El centro del cartel, a un metro y medio del suelo aproximadamente. Apoyado en el suelo contra una pared obliga a agacharse.
• Con luz, pero sin sol directo. Si el cóctel acaba de noche, comprobad que hay un punto de luz cerca.
• Con espacio delante. Dos o tres metros libres para que varias personas lean a la vez sin estorbar el paso de los camareros.
• Protegido del viento. De espaldas a una pared o un seto, y con el caballete lastrado si hace falta.

El proceso completo, de la lista a la impresión, está en cómo hacer un seating plan de boda.

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuántos invitados conviene el orden alfabético?

Como orientación, a partir de unos 120. Con menos invitados la distribución por mesas se lee bien y permite ver con quién se comparte mesa.

¿Se ordena por nombre o por apellido?

Por el primer apellido, que es como la gente se busca en una lista. Ordenar por nombre de pila deja juntas a todas las Marías y a todos los Javieres y complica la búsqueda.

¿Qué tamaño de seating plan necesito para 150 invitados?

Un cartel de 60×90 cm es la medida adecuada entre 100 y 200 invitados. Permite una letra cómoda sin que el cartel resulte aparatoso.